本当にその会議は有意義?

こんにちは、勝永です。

どんな事業をしてもかならず存在する”会議”。
今日はその会議を有意義にするにはどうすれば良いか、実体験の失敗や有名企業の会議等から考えてみます。

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まずは「会議」とは -wikipedia-

会議(かいぎ、英: meeting:ミーティング)は、関係者が集まって相談をし、意思決定をすることである。またはその集合のこと。

そんな事わかってるよと声が聞こえてきそうです。
しかし、これを円滑にかつ有意義なものにし続ける事はなかなか難しい。

まず、“何のための会議か”に共通認識が無い会議。
これは確実に不要な意見が飛び交います。
関係者が集まっても相談するべき事が何なのかが理解できていないとランチタイムとほぼ同じです。

なので会議資料があれば資料の表示、
ホワイトボードがあればホワイトボードに
会議の”目的”を明記しておきましょう。
そうする事で話が違う方向にそれた時も“何を決める会議なのか”を関係者で見直す事ができます。

Think With Google

IT会社の最大手Googleの運営サイト「Think With Google」で会議に必要なルールをこのように明記しています。google-tel-aviv-israel-office-1出典:http://blog.livedoor.jp/loveai0221/archives/32355735.html

意味のある会議にするために

意志決定のための会議には、明確な意志決定者が参加する必要がある。参加できない場合は会議を行うべきではない。

意志決定のための会議では、参加者全員がアイデアや意見を出す必要がある。意見のない者は参加するべきではないかもしれない。

意志決定が必要な場合は、会議の開催を待ってはいけない。意志決定の前に会議が必要であれば、すぐにでも会議を開催する必要がある。

このルールをみた時、今まで円滑に進める事ができなかった会議をそのまま明文化した言葉だと痛感しました。
“明確な意志決定者が参加する必要がある”大手企業などの縦割りの組織ではまさにその通りという言葉では無いでしょうか。

担当者ベースで話を進めていても結局話がひっくり返るという事を私も経験した事があります。
“意思決定者の参加”というのは決定権をある程度社員にも持たせるという意味でもありますね。

“参加者全員がアイデアや意見を出す必要がある。意見のない者は参加するべきではないかもしれない”これも人数の多い会議などでよくある光景ですね。

“意志決定の前に会議が必要であれば、すぐにでも会議を開催する必要がある”この言葉は特に痛感しました。
決定するべき物事のスケジュール感がチームの共通認識でもてているかが表されていますね。

 

スティーブジョブズの情熱

Appleの前CEOのスティーブジョブズはこういう言葉を残しています。

A-fictional-Apple-Meeting-Room-by-Reza-Purnama

出典:http://countryside-studio.com/catalog-creative-office-meeting-room-design/a-fictional-apple-meeting-room-by-reza-purnama/

誰もが自分のアイデアを守ること、そして真摯な批判的精神を持って働くことが大切である。守るべきアイデアのない者は、会議に参加する資格などない

本当に良い商品を世の中に生み出してきたスティーブジョブズならではの情熱が表現されています。

Apple製品がいかに独創的なものか、iPhoneが出た当時に強烈に感じたのを覚えています。

クリエイティブな会社であり続ける以上アイデアはかかせません。

そのアイデアをどれくらい語れるか、どれほど熱くなれるかを今一度見つめ直すキッカケになった言葉です。

 

世界最大のセレクションAmazon

Amazonのロゴにある矢印がAから出てZを指している意味をご存じですか?

アルファベットのAからZまで、世の中の全ての商品を取り扱うためと言われています。

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出典:http://www.af5.jp/a2sclass/s02.php

 

そんなAmazonでは会議を行う際に伝説となった風習があると言われています。

重要なミーティングでは、幹部やマーケティングの達人、ソフトウェア担当者の席の傍らに、誰も座らない椅子が一脚置かれる。
その部屋でもっとも重要な人物が本当は誰なのか出席者に思い起こさせるため、それは顧客のこと。

冒頭で記載した“何を決める会議なのか”に近い表現ですね。

また、Amazonの会議は30分の沈黙から始まると言われています。

それは

1時間の会議であれば、最初の30分間は黙って書類を読むために費やし、残りの30分間で書類を読んでも納得できない内容について議論するため。

文面では簡単そうに感じるが、実際社風としてきっちり運用していくのは高いスキルが必要になります。

前回の記事その仕事はワクワクするか?で社風について書いていますが、社風は会議に素直に出ます。

なので社風にあった一番有効な方法をとり入れて会議を進めないと、さらに不要な会議になってしまう危険があります。

 

会議は目的があるから行うものであって、会議が目的ではない。

 

Mint’zplanningでは目的を明確化できていない会議は不要と考えています。

お客様の目線で、“何のための会議か” 目的をしっかりと持って良いコンテンツを提供していきます。

 

以上、勝永でした!

 

女性の輝く社会へ-Mint’zplanningでは働く女性を応援します-
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